Państwowe Jednostki Budżetowe
Uwaga !
Zarząd NFOŚiGW podjął decyzję o otwarciu do 26 lutego 2021 roku naboru na składanie wniosków kierowników państwowych jednostek budżetowych o dofinansowanie zadań w roku 2022.
Finansowanie zadań
Do dnia 31 stycznia* każdego roku, poprzedzającego rok budżetowy, w którym rozpoczyna się dofinansowanie zadań, kierownicy państwowych jednostek budżetowych przekazują do NFOŚiGW wnioski o przekazanie środków na realizację zadań państwowych jednostek budżetowych.
*Uwaga
Termin może ulec zmianie w przypadku konieczności zmiany terminów dotyczących tworzenia ustawy budżetowej.
Kontynuacja zawartych umów
Dla zadania, którego realizacja w ramach zawartej z NFOŚiGW umowy jest kontynuowana w roku następnym należy złożyć uproszczony wniosek kierownika państwowej jednostki budżetowej.
Uproszczony wniosek kierownika państwowej jednostki budżetowej należy składać corocznie w terminie do 31 stycznia* każdego roku, poprzedzającego rok budżetowy, w którym będą następowały wypłaty środków finansowych w ramach zawartych umów realizowanych dłużej niż jeden rok.
*Uwaga
Termin może ulec zmianie w przypadku konieczności zmiany terminów dotyczących tworzenia ustawy budżetowej.
1. Szczegółowy tryb postępowania w sprawie dofinansowania zadania realizowanego przez państwową jednostkę budżetową został opisany w procedurze:
Rozpatrywanie wniosków o przekazanie środków na realizację zadań państwowych jednostek budżetowych od 2012 roku
(Państwowe Jednostki Budżetowe/ Procedury)
2. Wnioski są składane na formularzach obowiązujących dla poszczególnych programów priorytetowych. Lista programów priorytetowych znajduje się w zakładce:
Państwowe Jednostki Budżetowe/ Programy priorytetowe
3. Wzór umowy wraz z załącznikami o realizację zadania państwowej jednostki budżetowej zakwalifikowanego do dofinansowania znajdują się w zakładce:
Państwowe Jednostki Budżetowe/ Wzory Umów.
PORADNIK
DLA PAŃSTWOWEJ JEDNOSTKI BUDŻETOWEJ
Jak uzyskać dofinansowanie i je rozliczyć
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom związanym z doprecyzowaniem spraw w zakresie uzyskania dofinansowania przez państwowe jednostki budżetowe (pjb) i jego rozliczenia, poniżej przedstawiamy wskazówki, zalecenia i użyteczne informacje, wynikające z dotychczasowych doświadczeń Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW).
Nadmieniamy, iż materiał jest instruktażowo-poglądowy i każdy Wnioskodawca poniższe informacje winien wykorzystać i dostosować do specyfiki swojego zadania.
Dla ułatwienia i przejrzystości procesu, zalecenia zostały podzielone na kategorie, poczynając od wypełnienia wniosku do rozliczenia umowy.
Lista zaleceń:
- Jak korzystać z Generatora Wniosku o Dofinansowanie GWD?
- Na co zwrócić szczególną uwagę przy wypełnianiu wniosku?
- Na jakie elementy należy zwrócić uwagę w harmonogramie rzeczowo-finansowym (HRF)?
- Jak sporządzić harmonogram wypłat?
- Kiedy i kto powinien wziąć udział w negocjacjach?
- Co jest przedmiotem negocjacji?
- Podpisanie umowy: warunki, terminy i dokumenty !
- Realizacja umowy: pamiętajmy o terminach!
- Jak prawidłowo wypełniać wnioski o zapewnienie finansowania/dofinansowania zadań z rezerwy celowej?
- Jak wypełniać wniosek o uruchomienie środków z rezerwy celowej?
- Jak wypełniać korektę wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej?
- Jak rozliczać umowę?
WAŻNE
Państwowa jednostka budżetowa powinna przeanalizować wszystkie zadania planowane do realizacji. Pomoże to podjąć decyzję, czy zadania są ze sobą powiązane, czy też należy je realizować odrębnie. W przypadku zadań powiązanych ze sobą, sugeruje się ich realizację w ramach jednego wspólnego zadania – warunkiem jest określenie jednolitego efektu rzeczowego i efektu ekologicznego dla całego zadania. Przekłada się to na złożenie do NFOŚiGW jednego wniosku obejmującego zagregowane zadania. Agregacja zadań usprawni realizację umowy o dofinansowanie. Należy zwrócić uwagę, aby tytuł zadania był zwięzły i w miarę możliwości jednoznacznie wskazywał na jego zakres merytoryczny.
► Jak korzystać z Generatora Wniosku o Dofinansowanie GWD ?
- Aby aplikować o środki NFOŚiGW należy wypełnić elektroniczny formularz Wniosku za pomocą aplikacji internetowej GWD.
- Formularz wniosku wraz z wykazem wymaganych załączników i instrukcją jego wypełniania dostępny jest, po utworzeniu konta i zalogowaniu1 , na stronie internetowej NFOŚiGW, pod adresem http://gwd.nfosigw.gov.pl, po wybraniu odpowiedniego programu priorytetowego.
- Wniosek składa się:
1) w przypadku użycia podpisu elektronicznego, który wywołuje skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu - jedynie w wersji elektronicznej, przy użyciu Generatora Wniosków o Dofinansowanie (dalej „GWD”),
2) w innym przypadku – również w wersji papierowej, wygenerowanej (wydrukowanej) przy użyciu GWD, w Kancelarii NFOŚiGW, w godzinach od 730 – 1530.
4. O dotrzymaniu terminu złożenia wniosku decyduje:
1) dla wniosku składanego jedynie w wersji elektronicznej - data jego wysłania przez GWD na skrzynkę podawczą NFOŚiGW znajdującą się na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP),
2) dla wniosku składanego również w wersji papierowej - data wpływu do Kancelarii NFOŚiGW.
5. Termin składania wniosków może zostać wydłużony w przypadku wystąpienia awarii/ usterki/błędu systemu informatycznego GWD.
6. W przypadku stwierdzenia przez NFOŚiGW jakiegokolwiek problemu w systemie GWD, uniemożliwiającego złożenie wniosku w ten sposób, trwającego jednorazowo powyżej 4 godzin w ciągu dnia roboczego, w godz. 07.30 – 15.30, termin składania wniosków, wydłuża się odpowiednio o jeden dzień roboczy.
7. Wniosek wraz ze wszystkimi załącznikami w wersji papierowej musi być podpisany przez kierownika pjb lub osobę przez niego upoważnioną. Wniosek składany tylko w wersji elektronicznej musi być podpisany przy użyciu kwalifikowanego podpisu cyfrowego lub profilu zaufanego ePUAP.
1 Instrukcja dotycząca utworzenia konta i obsługi Generatora Wniosków o Dofinansowanie dostępna jest na stronie NFOŚiGW, pod adresem: http://www.nfosigw.gov.pl/srodki-krajowe/programy-priorytetowe/generator-wnioskow/instrukcje/
2 W rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.)
► Na co zwrócić szczególną uwagę przy wypełnianiu wniosku ?
W trakcie wypełniania Wniosku należy zwrócić szczególną uwagę na:
- wskazanie właściwego dysponenta części budżetowej, dysponentem tym jest najczęściej: Minister Środowiska, Minister Spraw Wewnętrznych, Minister Gospodarki, Wojewodowie;
- konkretne określenie celu zadania oraz opisanie pełnego zakresu zadania z uwzględnieniem ewentualnego podziału na etapy;
- wybór z listy efektów wskazanych w GWD właściwego efektu rzeczowego i ekologicznego dla zadania;
- właściwe sporządzenie HRF, stosując Ogólne wytyczne dotyczące konstruowania HRF;
- właściwe sporządzenie harmonogramu wypłat, stosując Ogólne wytyczne dotyczące sporządzania harmonogramu wypłat.
► Na jakie elementy należy zwrócić uwagę w harmonogramie rzeczowo-finansowym (HRF)?
- HRF powinien odzwierciedlać planowaną przez Wnioskodawcę realizację zadania i planowane koszty związane z jego realizacją. HRF powinien przedstawiać zadanie w rozbiciu na działania (z ewentualnym podziałem na poddziałania cząstkowe), przedstawiającym elementy rozliczeniowe – scalone (przedmioty odbiorów częściowych lub końcowych) w ujęciu czasowym i kosztowym tak, aby pokazywał on pełny zwymiarowany zakres działań i wszystkie koszty niezbędne do ich realizacji. HRF musi być spójny z działaniami opisanymi we Wniosku o dofinansowanie.
- HRF należy sporządzić z zachowaniem takiego stopnia ogólności, który umożliwi weryfikację zakładanych efektów rzeczowych, bez nadmiernej szczegółowości.
- Należy pamiętać o zachowaniu spójności pomiędzy zawartością HRF’u i innych dokumentów (np. dokumentacja techniczna) dotyczących realizacji zadania, stanowiących załączniki do wniosku.
- Kalkulacja ceny powinna być rzetelna i jak najbardziej doprecyzowana (np. przygotowana w oparciu o przeprowadzone rozeznanie rynku).
- Po zakończeniu postępowania przetargowego, HRF winien zostać zaktualizowany przez Beneficjenta i odzwierciedlać faktyczny zakres i koszt robót/działań wynikający z tego postępowania.
- Zaktualizowany HRF należy formalnie przekazać poprzez Kancelarię do NFOŚiGW w celu jego weryfikacji i zatwierdzenia przez koordynatora/ osobę upoważnioną.
Ogólne wytyczne dotyczące konstruowania HRF
- Należy wyodrębnić działania przewidziane do realizacji. GWD umożliwia dokonanie podziału działań na poddziałania cząstkowe, ale nie jest to czynność obowiązkowa.
- Należy uzupełnić zakres rzeczowy poprzez określenie jednostek miar i wskazanie ich konkretnej wartości dla każdego działania.
- Następnie należy podać koszty związane z realizacją każdego działania lub poddziałania zapisując je w kwartale, w którym planuje się ich faktyczne poniesienie, tj. np. kiedy nastąpi odbiór zakończonego elementu przewidzianego do rozliczenia. Koszty te należy podać w podziale na koszt całkowity i kwalifikowany (katalog kosztów kwalifikowanych określa aktualny program priorytetowy). GWD automatycznie wyliczy kwoty kosztu całkowitego i kwalifikowanego działania a docelowo całego zadania.
- Dla każdego działania / poddziałania należy podać kwotę dofinansowania ze środków NFOŚiGW.
- Z sumy kosztów kwalifikowanych dla poszczególnych kwartałów należy wyodrębnić kwotę kosztów bieżących-nieinwestycyjnych, zgodnie z obowiązującą w państwowej jednostce budżetowej polityką rachunkowości.
- Koszty powinny być rzetelnie oszacowane i wynikać z kalkulacji ceny (w zależności od wymagań programu priorytetowego: załączonej bądź nie załączonej do wniosku).
Wytyczne dotyczące konstruowania HRF dla zadań inwestycyjnych.
Konstruując HRF należy kierować się trzema podstawowymi fazami, związanymi z powstawaniem głównych produktów cząstkowych i finalnego produktu zadania, a mianowicie:
- Faza 1) – Przygotowanie założeń dot. zadania, określające cel, zakres, oczekiwane rezultaty, harmonogram rzeczowy, plan terminowy i niezbędne zasoby zadania;
- Faza 2) – Projektowanie, którego głównym efektem są dokumenty techniczne opisujące finalny produkt zadania. Na podstawie tych dokumentów i zawartych w nich: rysunków technicznych, specyfikacji warunków technicznych wykonania i odbioru robót (jako finalny produkt zadania) i przedmiaru robót powstaje kosztorys inwestycji wraz z planem finansowym (wydatkowaniem środków);
- Faza 3) – Realizacja, której głównymi produktami jest z jednej strony zrealizowane zadanie, z drugiej zaś dokumentacja zawierająca informacje dotyczące eksploatacji i konserwacji zrealizowanego zadania.
Biorąc powyższe pod uwagę, aby opracować realistyczny harmonogram rzeczowo-finansowy należy uwzględniać:
- Kwartalny układ realizacji zadania (kwartał jest maksymalną dopuszczalną jednostką czasu);
- Poszczególne elementy procesu inwestycyjnego, w zależności od rodzaju zadania będą to, np.:
- uzyskanie decyzji o ustaleniu lokalizacji projektu inwestycyjnego,
- uzyskanie prawa do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
- uzyskanie pozwolenia wodnoprawnego,
- uzyskanie odpowiednich, wymaganych decyzji OOŚ,
- uzyskanie pozwolenia na budowę,
- ogłoszenie przetargu na wykonanie zadania inwestycyjnego i zawarcie umowy z wykonawcą robót,
- wykonanie robót w poszczególnych etapach realizacyjnych,
- odbiór końcowy robót,
- rozliczenie końcowe zadania inwestycyjnego);
- Przejrzysty układ przedstawiający zakres realizowanych robót budowlanych;
- Możliwe do osiągnięcia i zgodne z obowiązującym prawodawstwem, przyjęte w harmonogramie terminy realizacji poszczególnych etapów zadania;
- Czas niezbędny na wykonanie odpowiednich czynności przez wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego.
► Jak sporządzić harmonogram wypłat ?
- Należy zwrócić szczególną uwagę, aby harmonogram wypłat odzwierciedlał strukturę przekazywania środków finansowych.
- Harmonogram wypłat powinien mieć ścisły związek z HRF. Powinien być sporządzony w taki sposób, aby zawarte w nim terminy i kwoty wypłat przez NFOŚiGW umożliwiały prawidłowe finansowanie realizacji zakresu rzeczowego określonego w poszczególnych pozycjach HRF.
- Harmonogram wypłat stanowi ścisłą matrycę finansowania przedsięwzięcia, dlatego powinien być spójny zarówno w poziomie, jak i w pionie. Naciśnięcie „+” w nagłówku tabeli wypłat umożliwia rozpisanie wypłat powyżej 1 roku. GWD automatycznie wyliczy kwoty wypłat w danym roku.
- Z sumy wypłat w każdym kwartale należy wyodrębnić kwotę kosztów bieżących -nieinwestycyjnych, zgodnie z obowiązującą w państwowej jednostce budżetowej polityką rachunkowości.
► Kiedy i kto powinien wziąć udział w negocjacjach?
- W negocjacjach powinni brać udział przedstawiciele pjb dobrze znający zakres merytoryczny zadania.
- Bardzo ważne jest wskazanie podczas negocjacji właściwej osoby/osób, które w imieniu pjb będą podpisywały umowę.
► Co jest przedmiotem negocjacji?
- Negocjacje są przeprowadzane po zaakceptowaniu przez dysponenta listy zadań zakwalifikowanych do dofinansowania.;
- Celem spotkania jest uszczegółowienie warunków dofinansowania zadania, gdyż, m. in.:
- ustalenia są zapisywane w karcie uszczegółowienia i przenoszone do uchwały o dofinansowaniu, a następnie do Warunków Szczególnych umowy zawartej pomiędzy pjb a NFOŚiGW,
- ustalony zostaje harmonogram wypłat,
- doprecyzowany zostaje efekt rzeczowy i ekologiczny zadania,
- uzgadniane są dokumenty potwierdzające osiągnięcie efektu rzeczowego i ekologicznego oraz terminy ich przedłożenia po zrealizowaniu zadania.
► Podpisanie umowy: warunki, terminy i dokumenty!
- Ważne jest dokładne zapoznanie się z warunkami zawartymi w umowie. Wzór Umowy znajduje się na stronie internetowej NFOŚiGW w zakładce Państwowe Jednostki Budżetowe/Wzory umów.
- Należy pamiętać o zachowaniu terminu odesłania podpisanej przez pjb umowy do NFOŚiGW, (zgodnie z Procedurą pjb umowa powinna być przekazana do NFOŚiGW w terminie do 15 dni, chyba, że inny termin zostanie wskazany w Warunkach Szczególnych umowy).
- Należy terminowo uzupełnić wymagane dokumenty wskazane w części III Warunki Szczególne umowy, takie jak np.:
- dwa podpisane egzemplarze umowy;
- dokumenty umocowujące osoby reprezentujące daną pjb;
- wymagane zaświadczenia/oświadczenia właściwe dla poszczególnych rodzajów pjb i dziedzin.
- Każdą stronę kopii dokumentów składanych do Umowy, pjb (osoba upoważniona) musi potwierdzić za zgodność z oryginałem, z podaniem daty poświadczenia oraz podpisem osoby upoważnionej, pieczęcią imienną.
► Realizacja umowy: pamiętajmy o terminach !
Dla usprawnienia realizacji umowy, warto pamiętać o następujących wskazówkach:
- Realizacja umowy powinna przebiegać zgodnie z aktualnym/zaktualizowanym ( np. po wyłonieniu wykonawcy) HRF, zaakceptowanym przez NFOŚiGW.
- Ważne jest zapewnienie w umowach z wykonawcami takich terminów realizacji, aby zachować realność terminów określonych w umowie z NFOŚiGW, pozostawiając czas konieczny na przygotowanie dokumentacji i rozliczenie umowy/etapów w terminie określonym w warunkach szczególnych umowy.
- Ważne jest pisemne uzgadnianie zmian warunków umowy, informowanie o zmianach wraz z właściwym uzasadnieniem oraz z odpowiednim wyprzedzeniem, co ułatwi realizację zadania.
► Jak prawidłowo wypełniać wnioski o zapewnienie finansowania/dofinansowania zadań z rezerwy celowej?
- Dane przedstawiane w uzasadnieniu wniosków, czyli: termin realizacji zadania, całkowity koszt zadania, całkowita kwota dofinansowania ze środków NFOŚiGW, muszą być zgodne z zatwierdzoną przez właściwego dysponenta listą zadań oraz podpisaną umową o dofinansowanie zadania.
- Uzasadnienie do wniosku powinno być wypełnione w sposób zwięzły i wyczerpujący.
- Częstym błędem jest niepoprawne wypełnienie punktu „Zobowiązanie” zamieszczonego we wniosku. Szczególną uwagę proszę zwrócić podczas wpisywania numeru umowy i nazwy zadania.
Zobowiązanie:
___________________
(data,podpis)
- Wnioski należy składać przed rozpoczęciem i przeprowadzeniem postępowania przetargowego, ponieważ decyzja o zapewnieniu finansowania ma na celu umożliwienie wnioskującym rozpoczęcie i przeprowadzenie postępowania przetargowego.
- We wnioskach należy wykreślić numer załącznika, który widnieje w prawym górnym rogu wzoru wniosku – wzór wniosku stanowił załącznik do pisma Departamentu Ekonomicznego Ministerstwa Środowiska, natomiast wypełniony wniosek nie jest już załącznikiem i nie powinien zawierać tego zapisu.
- We wniosku o zapewnienie finansowania nie wpisuje się miejscowości i daty jego sporządzenia, gdyż dopiero po podpisaniu wniosku przez Ministra Środowiska zostanie to uzupełnione przez Departament Ekonomiczny zgodnie ze stanem faktycznym.
- Wniosek o zapewnienie finansowania musi być złożony w 3 egzemplarzach.
- Wniosek o zapewnienie finansowania powinien być podpisany przez kierownika pjb lub osoby posiadające pełnomocnictwo kierownika pjb do podpisania wniosku.
► Jak wypełniać wniosek o uruchomienie środków z rezerwy celowej?
- Wniosek o uruchomienie środków z rezerwy celowej powinien być wypełniony na odpowiednim formularzu.
- We wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej należy powołać się na właściwą decyzję MF o zapewnieniu finansowania, tj. na numer decyzji, datę, znak (jesli dotyczy).
- Ważne jest wskazanie właściwego dysponenta części budżetowej. W zależności od rodzaju jednostki budżetowej, dysponentem tym jest najczęściej: Minister Środowiska, Minister Spraw Wewnętrznych, Minister Gospodarki, Wojewodowie.
- We wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej należy wpisać dokładny tytuł zadania, zgodny z umową i Listą pjb, pełną nazwę pjb i pełny numer umowy oraz kwoty. Kwoty powinny odpowiadać wartościom wskazanym w umowie o dofinansowanie. Należy sprawdzić, czy kwota wpisana słownie odpowiada wartości liczbowej.
- Kwoty we wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej powinny uwzględniać podział na części budżetowe, klasyfikację zadaniową.
- Wniosek powinien być złożony w 3 egzemplarzach.
- Wniosek powinien być podpisany przez Głównego Księgowego pjb oraz kierownika pjb lub osoby posiadające pełnomocnictwo kierownika pjb do podpisania wniosku.
► Jak wypełniać korektę wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej?
- Korekta wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej powinna być wypełniona na odpowiednim formularzu.
- W korekcie wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej należy powołać się na właściwą decyzję MF o zapewnieniu finansowania tj. na numer decyzji, datę, znak (jeśli dotyczy).
- W korekcie wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej należy wpisać dokładny tytuł, pełną nazwę pjb i pełny numer umowy oraz kwoty. Kwoty powinny odpowiadać wartościom wskazanym w umowie o dofinansowanie.
- Kwoty w korekcie wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej powinny uwzględniać podział na części budżetowe, klasyfikację zadaniową.
- Należy zwrócić szczególną uwagę na właściwe wypełnienie uzasadnienia do wniosku, winno ono być krótkie, rzeczowe i merytorycznie uzasadnione.
- Korekta wniosku o uruchomienie środków powinna być podpisana przez Głównego Księgowego pjb oraz kierownika pjb lub osoby posiadające pełnomocnictwo kierownika pjb do podpisania korekty wniosku.
► Jak rozliczać umowę?
Przy rozliczeniu umowy warto zwrócić uwagę na następujące punkty:
- Istotne jest terminowe przekazywanie dokumentów rozliczeniowych, w tym zestawienia faktur, protokołów odbioru i innych dokumentów wymienionych w części III. Warunków Szczególnych.
- Ważne jest wypełnianie właściwych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi wzorami, stanowiących załączniki do umowy.
- Należy poprawnie wpisać kwoty w dokumentach rozliczeniowych i prawidłowo je zsumować.
- Należy zwrócić szczególną uwagę, aby dokumenty rozliczeniowe były spójne z umową i aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym.
- Istotne jest złożenie poprawnie wypełnionego formularza „Zestawienia faktur i innych dowodów księgowych” (bez składania kopii faktur).
- Kwoty powinny być wpisane zgodnie z fakturą – bez zaokrągleń.
- Należy zwrócić uwagę na opisywanie faktur zgodnie z zapisem wskazanym w umowie, tj. aby zawierał następujące sformułowanie:
„sfinansowano ze środków NFOŚiGW przekazanych na rezerwę celową, o której mowa w art. 410c ust. 2 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska (t.j.: Dz. U. z 2013 r., poz. 1232 z późn. zm.) na podstawie umowy Nr _____ w kwocie _______ogółem kosztów kwalifikowanych, w tym:
- koszty realizacji inwestycji i zakupy inwestycyjne w kwocie _______;
- koszty realizacji zadań bieżących w kwocie _______ ”.
- Po zakończeniu realizacji zadania należy pamiętać o dostarczeniu w terminach określonych w części III umowy – Warunki Szczególne – odpowiednich dokumentów, tj.:
a) dokumentów potwierdzających realizację zadania;
b) dokumentów potwierdzających osiągnięcie efektu rzeczowego zadania;
c) dokumentów potwierdzających osiągnięcie efektu ekologicznego zadania;
d) dokumentów potwierdzających trwałość zadania (tam gdzie jest to wymagane).
.
Na skróty
Środki
krajowe
Środki
unijne
Środki
norweskie
i EOG
Państwowe
Jednostki
Budżetowe
Pomoc
publiczna