Państwowe Jednostki Budżetowe

Finansowanie zadań

Do dnia 31 stycznia* każdego roku, poprzedzającego rok budżetowy, w którym rozpoczyna się dofinansowanie zadań, kierownicy państwowych jednostek budżetowych przekazują do NFOŚiGW wnioski o przekazanie środków na realizację zadań państwowych jednostek budżetowych.

*Uwaga
Termin może ulec zmianie w przypadku konieczności zmiany terminów dotyczących tworzenia ustawy budżetowej.

Kontynuacja zawartych umów
Dla zadania, którego realizacja w ramach zawartej z NFOŚiGW umowy jest kontynuowana w roku następnym należy złożyć uproszczony wniosek kierownika państwowej jednostki budżetowej.
Uproszczony wniosek kierownika państwowej jednostki budżetowej należy składać corocznie w terminie do 31 stycznia* każdego roku, poprzedzającego rok budżetowy, w którym będą następowały wypłaty środków finansowych w ramach zawartych umów realizowanych dłużej niż jeden rok.

*Uwaga
Termin może ulec zmianie w przypadku konieczności zmiany terminów dotyczących tworzenia ustawy budżetowej.
 

1. Szczegółowy tryb postępowania w sprawie dofinansowania zadania realizowanego przez państwową jednostkę budżetową został opisany w procedurze:
Rozpatrywanie wniosków o przekazanie środków na realizację zadań państwowych jednostek budżetowych od 2012 roku
(Państwowe Jednostki Budżetowe/ Procedury)

2. Wnioski są składane na formularzach obowiązujących dla poszczególnych programów priorytetowych. Lista programów priorytetowych znajduje się w zakładce:
Państwowe Jednostki Budżetowe/ Programy priorytetowe

3. Wzór umowy wraz z załącznikami o realizację zadania państwowej jednostki budżetowej zakwalifikowanego do dofinansowania znajdują się w zakładce:
Państwowe Jednostki Budżetowe/ Wzory Umów.
 

 

---

 

PORADNIK
DLA PAŃSTWOWEJ JEDNOSTKI BUDŻETOWEJ
Jak uzyskać dofinansowanie i je rozliczyć

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom związanym z doprecyzowaniem spraw w zakresie uzyskania dofinansowania przez państwowe jednostki budżetowe (pjb) i jego rozliczenia, poniżej przedstawiamy wskazówki, zalecenia i użyteczne informacje, wynikające z dotychczasowych doświadczeń Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW).

Nadmieniamy, iż materiał jest instruktażowo-poglądowy i każdy Wnioskodawca poniższe informacje winien wykorzystać i dostosować do specyfiki swojego zadania.

Dla ułatwienia i przejrzystości procesu, zalecenia zostały podzielone na kategorie, poczynając od wypełnienia wniosku do rozliczenia umowy.

 

Lista zaleceń:

• Jak korzystać z Generatora Wniosku o Dofinansowanie GWD?
• Na co zwrócić szczególną uwagę przy wypełnianiu wniosku?
• Na jakie elementy należy zwrócić uwagę w harmonogramie rzeczowo-finansowym (HRF)?
• Jak sporządzić harmonogram wypłat?
• Kiedy i kto powinien wziąć udział w negocjacjach?
• Co jest przedmiotem negocjacji?
• Podpisanie umowy: warunki, terminy i dokumenty !
• Realizacja umowy: pamiętajmy o terminach!
• Jak prawidłowo wypełniać wnioski o zapewnienie finansowania/dofinansowania zadań z rezerwy celowej?
• Jak wypełniać wniosek o uruchomienie środków z rezerwy celowej?
• Jak wypełniać korektę wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej?
• Jak rozliczać umowę?
  
  WAŻNE
  Państwowa jednostka budżetowa powinna przeanalizować wszystkie zadania planowane do realizacji. Pomoże to podjąć decyzję, czy zadania są ze sobą powiązane, czy też należy je realizować odrębnie. W przypadku zadań powiązanych ze sobą, sugeruje się ich realizację w ramach jednego wspólnego zadania – warunkiem jest określenie jednolitego efektu rzeczowego i efektu ekologicznego dla całego zadania. Przekłada się to na złożenie do NFOŚiGW jednego wniosku obejmującego zagregowane zadania. Agregacja zadań usprawni realizację umowy o dofinansowanie. Należy zwrócić uwagę, aby tytuł zadania był zwięzły i w miarę możliwości jednoznacznie wskazywał na jego zakres merytoryczny.

 

► Jak korzystać z Generatora Wniosku o Dofinansowanie GWD ?

1. Aby aplikować o środki NFOŚiGW należy wypełnić elektroniczny formularz Wniosku za pomocą aplikacji internetowej GWD.
2. Formularz wniosku wraz z wykazem wymaganych załączników i instrukcją jego wypełniania dostępny jest, po utworzeniu konta i zalogowaniu¹ , na stronie internetowej NFOŚiGW, pod adresem http://gwd.nfosigw.gov.pl, po wybraniu odpowiedniego programu priorytetowego.
3. Wniosek składa się:

         1) w przypadku użycia podpisu elektronicznego, który wywołuje skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu - jedynie w wersji elektronicznej, przy użyciu Generatora Wniosków o Dofinansowanie (dalej „GWD”),

         2) w innym przypadku – również w wersji papierowej, wygenerowanej (wydrukowanej) przy użyciu GWD, w Kancelarii NFOŚiGW, w godzinach od 730 – 1530.

     4. O dotrzymaniu terminu złożenia wniosku decyduje:

           1) dla wniosku składanego jedynie w wersji elektronicznej - data jego wysłania przez GWD na skrzynkę podawczą NFOŚiGW znajdującą się na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP),

           2) dla wniosku składanego również w wersji papierowej - data wpływu do Kancelarii NFOŚiGW.

      5. Termin składania wniosków może zostać wydłużony w przypadku wystąpienia awarii/ usterki/błędu systemu informatycznego GWD.
      6. W przypadku stwierdzenia przez NFOŚiGW jakiegokolwiek problemu w systemie GWD, uniemożliwiającego złożenie wniosku w ten sposób, trwającego jednorazowo powyżej 4 godzin w ciągu dnia roboczego, w godz. 07.30 – 15.30, termin składania wniosków, wydłuża się odpowiednio o jeden dzień roboczy.
      7. Wniosek wraz ze wszystkimi załącznikami w wersji papierowej musi być podpisany przez kierownika pjb lub osobę przez niego upoważnioną. Wniosek składany tylko w wersji elektronicznej musi być podpisany przy użyciu kwalifikowanego podpisu cyfrowego lub profilu zaufanego ePUAP.

---

¹ Instrukcja dotycząca utworzenia konta i obsługi Generatora Wniosków o Dofinansowanie dostępna jest na stronie NFOŚiGW, pod adresem: http://www.nfosigw.gov.pl/srodki-krajowe/programy-priorytetowe/generator-wnioskow/instrukcje/
² W rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.)

 

 

► Na co zwrócić szczególną uwagę przy wypełnianiu wniosku ?

         W trakcie wypełniania Wniosku należy zwrócić szczególną uwagę na:

1. wskazanie właściwego dysponenta części budżetowej, dysponentem tym jest najczęściej: Minister Środowiska, Minister Spraw Wewnętrznych, Minister Gospodarki, Wojewodowie;
2. konkretne określenie celu zadania oraz opisanie pełnego zakresu zadania z uwzględnieniem ewentualnego podziału na etapy;
3. wybór z listy efektów wskazanych w GWD właściwego efektu rzeczowego i ekologicznego dla zadania;
4. właściwe sporządzenie HRF, stosując Ogólne wytyczne dotyczące konstruowania HRF;
5. właściwe sporządzenie harmonogramu wypłat, stosując Ogólne wytyczne dotyczące sporządzania harmonogramu wypłat.

---

 

 

► Na jakie elementy należy zwrócić uwagę w harmonogramie rzeczowo-finansowym (HRF)?

1. HRF powinien odzwierciedlać planowaną przez Wnioskodawcę realizację zadania i planowane koszty związane z jego realizacją. HRF powinien przedstawiać zadanie w rozbiciu na działania (z ewentualnym podziałem na poddziałania cząstkowe), przedstawiającym elementy rozliczeniowe – scalone (przedmioty odbiorów częściowych lub końcowych) w ujęciu czasowym i kosztowym tak, aby pokazywał on pełny zwymiarowany zakres działań i wszystkie koszty niezbędne do ich realizacji. HRF musi być spójny z działaniami opisanymi we Wniosku o dofinansowanie.
2. HRF należy sporządzić z zachowaniem takiego stopnia ogólności, który umożliwi weryfikację zakładanych efektów rzeczowych, bez nadmiernej szczegółowości.
3. Należy pamiętać o zachowaniu spójności pomiędzy zawartością HRF’u i innych dokumentów (np. dokumentacja techniczna) dotyczących realizacji zadania, stanowiących załączniki do wniosku.
4. Kalkulacja ceny powinna być rzetelna i jak najbardziej doprecyzowana (np. przygotowana w oparciu o przeprowadzone rozeznanie rynku).
5. Po zakończeniu postępowania przetargowego, HRF winien zostać zaktualizowany przez Beneficjenta i odzwierciedlać faktyczny zakres i koszt robót/działań wynikający z tego postępowania.
6. Zaktualizowany HRF należy formalnie przekazać poprzez Kancelarię do NFOŚiGW w celu jego weryfikacji i zatwierdzenia przez koordynatora/ osobę upoważnioną.

 

Ogólne wytyczne dotyczące konstruowania HRF

1. Należy wyodrębnić działania przewidziane do realizacji. GWD umożliwia dokonanie podziału działań na poddziałania cząstkowe, ale nie jest to czynność obowiązkowa.
2. Należy uzupełnić zakres rzeczowy poprzez określenie jednostek miar i wskazanie ich konkretnej wartości dla każdego działania.
3. Następnie należy podać koszty związane z realizacją każdego działania lub poddziałania zapisując je w kwartale, w którym planuje się ich faktyczne poniesienie, tj. np. kiedy nastąpi odbiór zakończonego elementu przewidzianego do rozliczenia. Koszty te należy podać w podziale na koszt całkowity i kwalifikowany (katalog kosztów kwalifikowanych określa aktualny program priorytetowy). GWD automatycznie wyliczy kwoty kosztu całkowitego i kwalifikowanego działania a docelowo całego zadania.
4. Dla każdego działania / poddziałania należy podać kwotę dofinansowania ze środków NFOŚiGW.
5. Z sumy kosztów kwalifikowanych dla poszczególnych kwartałów należy wyodrębnić kwotę kosztów bieżących-nieinwestycyjnych, zgodnie z obowiązującą w państwowej jednostce budżetowej polityką rachunkowości.
6. Koszty powinny być rzetelnie oszacowane i wynikać z kalkulacji ceny (w zależności od wymagań programu priorytetowego: załączonej bądź nie załączonej do wniosku).

 

Wytyczne dotyczące konstruowania HRF dla zadań inwestycyjnych.

Konstruując HRF należy kierować się trzema podstawowymi fazami, związanymi z powstawaniem głównych produktów cząstkowych i finalnego produktu zadania, a mianowicie:

• Faza 1) – Przygotowanie założeń dot. zadania, określające cel, zakres, oczekiwane rezultaty, harmonogram rzeczowy, plan terminowy i niezbędne zasoby zadania;
• Faza 2) – Projektowanie, którego głównym efektem są dokumenty techniczne opisujące finalny produkt zadania. Na podstawie tych dokumentów i zawartych w nich: rysunków technicznych, specyfikacji warunków technicznych wykonania i odbioru robót (jako finalny produkt zadania) i przedmiaru robót powstaje kosztorys inwestycji wraz z planem finansowym (wydatkowaniem środków);
• Faza 3) – Realizacja, której głównymi produktami jest z jednej strony zrealizowane zadanie, z drugiej zaś dokumentacja zawierająca informacje dotyczące eksploatacji i konserwacji zrealizowanego zadania.
   

• Kwartalny układ realizacji zadania (kwartał jest maksymalną dopuszczalną jednostką czasu);
• Poszczególne elementy procesu inwestycyjnego, w zależności od rodzaju zadania będą to, np.:

- uzyskanie decyzji o ustaleniu lokalizacji projektu inwestycyjnego,
- uzyskanie prawa do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
- uzyskanie pozwolenia wodnoprawnego,
- uzyskanie odpowiednich, wymaganych decyzji OOŚ,
- uzyskanie pozwolenia na budowę,
- ogłoszenie przetargu na wykonanie zadania inwestycyjnego i zawarcie umowy z wykonawcą robót,
- wykonanie robót w poszczególnych etapach realizacyjnych,
- odbiór końcowy robót,
- rozliczenie końcowe zadania inwestycyjnego);

• Przejrzysty układ przedstawiający zakres realizowanych robót budowlanych;
• Możliwe do osiągnięcia i zgodne z obowiązującym prawodawstwem, przyjęte w harmonogramie terminy realizacji poszczególnych etapów zadania;
• Czas niezbędny na wykonanie odpowiednich czynności przez wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego.

 

 ► Jak sporządzić harmonogram wypłat ?

1. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby harmonogram wypłat odzwierciedlał strukturę przekazywania środków finansowych.
2. Harmonogram wypłat powinien mieć ścisły związek z HRF. Powinien być sporządzony w taki sposób, aby zawarte w nim terminy i kwoty wypłat przez NFOŚiGW umożliwiały prawidłowe finansowanie realizacji zakresu rzeczowego określonego w poszczególnych pozycjach HRF.
3. Harmonogram wypłat stanowi ścisłą matrycę finansowania przedsięwzięcia, dlatego powinien być spójny zarówno w poziomie, jak i w pionie. Naciśnięcie „+” w nagłówku tabeli wypłat umożliwia rozpisanie wypłat powyżej 1 roku. GWD automatycznie wyliczy kwoty wypłat w danym roku.
4. Z sumy wypłat w każdym kwartale należy wyodrębnić kwotę kosztów bieżących -nieinwestycyjnych, zgodnie z obowiązującą w państwowej jednostce budżetowej polityką rachunkowości.

---

► Kiedy i kto powinien wziąć udział w negocjacjach?

1. W negocjacjach powinni brać udział przedstawiciele pjb dobrze znający zakres merytoryczny zadania.
2. Bardzo ważne jest wskazanie podczas negocjacji właściwej osoby/osób, które w imieniu pjb będą podpisywały umowę.

 

---

► Co jest przedmiotem negocjacji?

1. Negocjacje są przeprowadzane po zaakceptowaniu przez dysponenta listy zadań zakwalifikowanych do dofinansowania.;
2. Celem spotkania jest uszczegółowienie warunków dofinansowania zadania, gdyż, m. in.:
   1. ustalenia są zapisywane w karcie uszczegółowienia i przenoszone do uchwały o dofinansowaniu, a następnie do Warunków Szczególnych umowy zawartej pomiędzy pjb a NFOŚiGW,
   2. ustalony zostaje harmonogram wypłat,
   3. doprecyzowany zostaje efekt rzeczowy i ekologiczny zadania,
   4. uzgadniane są dokumenty potwierdzające osiągnięcie efektu rzeczowego i ekologicznego oraz terminy ich przedłożenia po zrealizowaniu zadania.

---

 

► Podpisanie umowy: warunki, terminy i dokumenty!

1. Ważne jest dokładne zapoznanie się z warunkami zawartymi w umowie. Wzór Umowy znajduje się na stronie internetowej NFOŚiGW w zakładce Państwowe Jednostki Budżetowe/Wzory umów.
2. Należy pamiętać o zachowaniu terminu odesłania podpisanej przez pjb umowy do NFOŚiGW, (zgodnie z Procedurą pjb umowa powinna być przekazana do NFOŚiGW w terminie do 15 dni, chyba, że inny termin zostanie wskazany w Warunkach Szczególnych umowy).
3. Należy terminowo uzupełnić wymagane dokumenty wskazane w części III Warunki Szczególne umowy, takie jak np.:
   1. dwa podpisane egzemplarze umowy;
   2. dokumenty umocowujące osoby reprezentujące daną pjb;
   3. wymagane zaświadczenia/oświadczenia właściwe dla poszczególnych rodzajów pjb i dziedzin.
4. Każdą stronę kopii dokumentów składanych do Umowy, pjb (osoba upoważniona) musi potwierdzić za zgodność z oryginałem, z podaniem daty poświadczenia oraz podpisem osoby upoważnionej, pieczęcią imienną.

---

 

► Realizacja umowy: pamiętajmy o terminach !

Dla usprawnienia realizacji umowy, warto pamiętać o następujących wskazówkach:

 

1. Realizacja umowy powinna przebiegać zgodnie z aktualnym/zaktualizowanym ( np. po wyłonieniu wykonawcy) HRF, zaakceptowanym przez NFOŚiGW.
2. Ważne jest zapewnienie w umowach z wykonawcami takich terminów realizacji, aby zachować realność terminów określonych w umowie z NFOŚiGW, pozostawiając czas konieczny na przygotowanie dokumentacji i rozliczenie umowy/etapów w terminie określonym w warunkach szczególnych umowy.
3. Ważne jest pisemne uzgadnianie zmian warunków umowy, informowanie o zmianach wraz z właściwym uzasadnieniem oraz z odpowiednim wyprzedzeniem, co ułatwi realizację zadania.

 

---

 

► Jak prawidłowo wypełniać wnioski o zapewnienie finansowania/dofinansowania zadań z rezerwy celowej?
 

1. Dane przedstawiane w uzasadnieniu wniosków, czyli: termin realizacji zadania, całkowity koszt zadania, całkowita kwota dofinansowania ze środków NFOŚiGW, muszą być zgodne z zatwierdzoną przez właściwego dysponenta listą zadań oraz podpisaną umową o dofinansowanie zadania.
2. Uzasadnienie do wniosku powinno być wypełnione w sposób zwięzły i wyczerpujący.
3. Częstym błędem jest niepoprawne wypełnienie punktu „Zobowiązanie” zamieszczonego we wniosku. Szczególną uwagę proszę zwrócić podczas wpisywania numeru umowy i nazwy zadania.

 

 

Zobowiązanie:

 

 

4. Wnioski należy składać przed rozpoczęciem i przeprowadzeniem postępowania przetargowego, ponieważ decyzja o zapewnieniu finansowania ma na celu umożliwienie wnioskującym rozpoczęcie i przeprowadzenie postępowania przetargowego.
5. We wnioskach należy wykreślić numer załącznika, który widnieje w prawym górnym rogu wzoru wniosku – wzór wniosku stanowił załącznik do pisma Departamentu Ekonomicznego Ministerstwa Środowiska, natomiast wypełniony wniosek nie jest już załącznikiem i nie powinien zawierać tego zapisu.
6. We wniosku o zapewnienie finansowania nie wpisuje się miejscowości i daty jego sporządzenia, gdyż dopiero po podpisaniu wniosku przez Ministra Środowiska zostanie to uzupełnione przez Departament Ekonomiczny zgodnie ze stanem faktycznym.
7. Wniosek o zapewnienie finansowania musi być złożony w 3 egzemplarzach.
8. Wniosek o zapewnienie finansowania powinien być podpisany przez kierownika pjb lub osoby posiadające pełnomocnictwo kierownika pjb do podpisania wniosku.

---

 

 

► Jak wypełniać wniosek o uruchomienie środków z rezerwy celowej?

1. Wniosek o uruchomienie środków z rezerwy celowej powinien być wypełniony na odpowiednim formularzu.
2. We wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej należy powołać się na właściwą decyzję MF o zapewnieniu finansowania, tj. na numer decyzji, datę, znak (jesli dotyczy).
3. Ważne jest wskazanie właściwego dysponenta części budżetowej. W zależności od rodzaju jednostki budżetowej, dysponentem tym jest najczęściej: Minister Środowiska, Minister Spraw Wewnętrznych, Minister Gospodarki, Wojewodowie.
4. We wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej należy wpisać dokładny tytuł zadania, zgodny z umową i Listą pjb, pełną nazwę pjb i pełny numer umowy oraz kwoty. Kwoty powinny odpowiadać wartościom wskazanym w umowie o dofinansowanie. Należy sprawdzić, czy kwota wpisana słownie odpowiada wartości liczbowej.
5. Kwoty we wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej powinny uwzględniać podział na części budżetowe, klasyfikację zadaniową.
6. Wniosek powinien być złożony w 3 egzemplarzach.
7. Wniosek powinien być podpisany przez Głównego Księgowego pjb oraz kierownika pjb lub osoby posiadające pełnomocnictwo kierownika pjb do podpisania wniosku.

 

---

 

► Jak wypełniać korektę wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej?

1. Korekta wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej powinna być wypełniona na odpowiednim formularzu.
2. W korekcie wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej należy powołać się na właściwą decyzję MF o zapewnieniu finansowania tj. na numer decyzji, datę, znak (jeśli dotyczy).
3. W korekcie wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej należy wpisać dokładny tytuł, pełną nazwę pjb i pełny numer umowy oraz kwoty. Kwoty powinny odpowiadać wartościom wskazanym w umowie o dofinansowanie.
4. Kwoty w korekcie wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej powinny uwzględniać podział na części budżetowe, klasyfikację zadaniową.
5. Należy zwrócić szczególną uwagę na właściwe wypełnienie uzasadnienia do wniosku, winno ono być krótkie, rzeczowe i merytorycznie uzasadnione.
6. Korekta wniosku o uruchomienie środków powinna być podpisana przez Głównego Księgowego pjb oraz kierownika pjb lub osoby posiadające pełnomocnictwo kierownika pjb do podpisania korekty wniosku.

---

 

► Jak rozliczać umowę?

Przy rozliczeniu umowy warto zwrócić uwagę na następujące punkty:

1. Istotne jest terminowe przekazywanie dokumentów rozliczeniowych, w tym zestawienia faktur, protokołów odbioru i innych dokumentów wymienionych w części III. Warunków Szczególnych.
2. Ważne jest wypełnianie właściwych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi wzorami, stanowiących załączniki do umowy.
3. Należy poprawnie wpisać kwoty w dokumentach rozliczeniowych i prawidłowo je zsumować.
4. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby dokumenty rozliczeniowe były spójne z umową i aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym.
5. Istotne jest złożenie poprawnie wypełnionego formularza „Zestawienia faktur i innych dowodów księgowych” (bez składania kopii faktur).
6. Kwoty powinny być wpisane zgodnie z fakturą – bez zaokrągleń.
7. Należy zwrócić uwagę na opisywanie faktur zgodnie z zapisem wskazanym w umowie, tj. aby zawierał następujące sformułowanie:

„sfinansowano ze środków NFOŚiGW przekazanych na rezerwę celową, o której mowa w art. 410c ust. 2 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. –  Prawo ochrony środowiska (t.j.: Dz. U. z 2013 r., poz. 1232 z późn. zm.) na podstawie umowy Nr _____ w kwocie _______ogółem kosztów kwalifikowanych, w tym:
- koszty realizacji inwestycji i zakupy inwestycyjne w kwocie _______;
- koszty realizacji zadań bieżących w kwocie _______ ”.

8. Po zakończeniu realizacji zadania należy pamiętać o dostarczeniu w terminach określonych w części III umowy – Warunki Szczególne – odpowiednich dokumentów, tj.:

a) dokumentów potwierdzających realizację zadania;
b) dokumentów potwierdzających osiągnięcie efektu rzeczowego zadania;
c) dokumentów potwierdzających osiągnięcie efektu ekologicznego zadania;
d) dokumentów potwierdzających trwałość zadania (tam gdzie jest to wymagane).

---